Türk Telekom Blog

Küresel dünyada iş birliklerinin artması ve farklı lokasyonlardan kişilerin daha sık iletişime geçme ihtiyacı, çalışma alışkanlıklarında da yeni düzenlemeler yapılmasını gerektiriyor. İş yerlerinde düzenlenen toplantıların bir kısmı, bu ihtiyaç doğrultusunda artık çevrim içi olarak gerçekleştirilebiliyor.

Online toplantı modeli, toplantıya katılacak kişilerin farklı lokasyonlardan toplantıya katılabilmelerine olanak tanıyor. Böylece farklı konumlardaki kişiler, toplantılara daha interaktif şekilde katılarak yalnızca bilgi almakla kalmayıp konuya aktif bir biçimde dahil olabiliyor. Bu katılım sayesinde, önemli karar süreçlerinde fikirlerini sunarak durumu doğrudan etkileyebilecek geri bildirimlerde bulunabiliyor. Hâliyle iş süreçleri, daha hızlı ve etkili bir şekilde ilerliyor. Bu tür bir interaktif ortam, ekiplerin hedeflere ulaşmasını kolaylaştırırken aynı zamanda ortak bir karar alma kültürünün gelişmesine de katkıda bulunuyor.

Online toplantı modeli sağladığı çeşitli avantajlarla da son dönemlerde en çok tercih edilen model oluyor. Geniş bir kitleyi bir araya getirme avantajı bu modeli ön plana çıkarıyor. Para ve zamandan tasarruf sağlaması ve verimlilikte artış oluşturması gibi etkenler online toplantıların daha fazla tercih edilmesine sebep oluyor.

Online toplantılar çeşitli platformlar üzerinden sağlanabiliyor. Zoom, Skype ve Google Meets gibi birçok online toplantı uygulamaları; iş, eğitim ya da diğer amaçlarla gerçekleştirilen online toplantı ve organizasyonların gerçekleştirilebilmesi için kullanıcılara birçok avantaj tanıyor.

Online Toplantı Nedir?

“Online toplantı ne demek?” sorusu, birden çok katılımcının farklı konumlardan aynı anda oturum açması ile video, ses ya da konferans ile gerçekleştirilen toplantılar olarak yanıtlanabiliyor. Çevrim içi ortamda sağlanan bu toplantılar ile internet üzerinden görüşmeler kolaylıkla gerçekleştirilebiliyor, gerekli aksiyonların alınabilmesi için planlamalar daha hızlı bir şekilde sağlanabiliyor. Online toplantılar iş dünyasında çalışanların ya da kurum ve müşterilerin uzak mesafelerden haberleşebilmelerine katkıda bulunuyor.

Online Toplantıda Dikkat Edilmesi Gerekenler

Online toplantılar, birçok avantajla birlikte toplantının verimli ve sorunsuz geçmesi için bazı dikkat edilmesi gereken noktaları da beraberinde getiriyor. Bu toplantıların gerçekleştirilmesinden önce internet bağlantısının iyi durumda olup olmadığının kontrol edilmesi önem taşıyor. Modem ve Wi-Fi bağlantılarında sorun olmaması toplantının sağlıklı bir şekilde devam etmesi konusunda kritik.

Çevrim içi toplantılar sırasında iletilen linkler ve dosyalar ile bilgisayarlara bulaşabilecek virüs riskinin önüne geçilebilmesi için antivirüs programları önemli bir yer tutuyor. McAfee Antivirüs yazılımı herhangi bir uygulamadan gelecek riskleri önlemeye yardımcı oluyor. Antivirüs programları bilgisayar ya da telefona indirilen dosyaların taranıp kontrol edilmesini sağlıyor.

Bağlantıların kontrolünün sağlanmasından sonra hoparlör ve mikrofon gibi aygıtların da düzenli bir şekilde işlediğinden emin olunması gerekiyor. Toplantılar konuşma ve işitme temelli yürüdüğü için aksesuarların düzgün çalışması süreçte aksaklık yaşanmaması için önemli oluyor.

Online toplantının gerçekleşmesinden önce katılımcıların konu ile ilgili bilgi sahibi olmalarının sağlanması toplantının akıcı bir biçimde gerçekleşmesi konusunda avantaj sağlıyor. Katılımcıların önceden bilgi sahibi olması toplantı sırasında yaşanabilecek dikkat dağınıklıklarının azaltılmasına katkıda bulunuyor. Toplantıda kullanılacak doküman, rapor gibi unsurların da toplantı öncesinde katılımcılara iletilmesi toplantı sırasında yaşanacak zaman kayıplarının önlenmesini sağlıyor.

Zaman sınırlaması yapılması, online toplantı kuralları içinde yer alıyor. Toplantıya belirli bir zaman sınırlaması koymak toplantıda gereksiz uzamaların ya da zaman yetişmemesi problemlerinin önüne geçilmesi konusunda fayda sağlıyor. Toplantı sıklığı ve konuşulacak konuların derinliği toplantıların sürelerinin belirlenmesinde etkili bir rol oynuyor.

Toplantının verimi için bir diğer etken de görev ve akışın nasıl işleyeceğinin belirlenmesi oluyor. Görev dağılımının önceden gerçekleştirilmesi toplantı akışında kolaylık sağlıyor.

Online Toplantı Platformları

Online toplantıların gerçekleşmesi için çeşitli online toplantı programları kullanılır. Bu programlar katılımcılar arasındaki iletişimin sağlanabilmesi ve toplantıların sorunsuz olarak ilerleyebilmesi açısından önemli yer tutuyor.

Skype

Skype online toplantı modellerinde en çok tercih edilen programlardan biri. Skype birçok kişi tarafından bilinen ve kullanılan bir program olmasıyla online toplantılarda tercih ediliyor. Skype, özellikleri ile çoklu görüşme özelliklerini kullanıcılarına sunuyor.

Microsoft Teams

Microsoft Teams, Microsoft’un köklü geleneğinin gelişimi ile en çok tercih edilen online iletişim platformları içinde. Son dönemlerde yapay zekâ teknolojisini kullanması ve bu teknolojiyle toplantılar düzenleyebilmesi gibi özellikleri ile sık sık tercih ediliyor. Video konferans, notlar, toplantı gibi çok yönlü özellikleri kullanıcılarına sunuyor.

Google Meet

Google’ın iş dünyası için hazırladığı Google Meet online toplantı programı video konferans özellikleri ile online toplantılar için sıklıkla tercih edilen platformlar arasında. G Suite kullanıcıları için çeşitli avantajlar ile ön plana çıkan Google Meet, toplantılarda ihtiyaç duyulan birçok özelliği kullanıcılarına sağlıyor.

Zoom

Pandemi dönemiyle adından sıkça söz ettiren Zoom online toplantı söz konusu olunca en çok tercih edilen uygulamalarda kendisine yer buldu. Zoom uygulaması kullanım kolaylığı ile hem iş hem de eğitim sektöründe en çok kullanılan online görüşme uygulamalarından biri. Zoom toplantı linki oluşturma kolay oluşu ile önem kazanıyor.

Google Hangouts

Google ekibi tarafından geliştirilen bir diğer toplantı uygulaması da Google Hangouts. Android telefonlara otomatik olarak yüklü olan bu uygulama masaüstünde de kullanıma uygun olmasıyla tercih sebebi oluyor. Hangouts, küçük çaplı toplantılar isteyenlerin beklentilerini karşılıyor, maksimum 10 kişilik görüşme kapasitesiyle ufak gruplarla iletişimde avantaj sağlıyor.